તમારા એક્સેલ દસ્તાવેજોમાં VLOOKUP નો યોગ્ય રીતે ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે શીખો.

જો તમને ક્યારેય સેંકડો કે હજારો પંક્તિઓવાળી એક્સેલ શીટમાં ચોક્કસ ડેટા શોધવામાં મુશ્કેલી પડી હોય, તો તમને કદાચ એ જાણીને આનંદ થશે કે એક ફંક્શન ખાસ કરીને તે કાર્યને સરળ બનાવવા અને તમારો સમય બચાવવા માટે રચાયેલ છે: પ્રખ્યાત ફંક્શન એક્સેલ VLOOKUPઆ ટૂલ તમારી સ્પ્રેડશીટ્સમાં એક ઓટોમેટિક મેગ્નિફાઇંગ ગ્લાસ જેવું છે, જે તમને માહિતી શોધવા અને થોડીક સેકન્ડોમાં સંબંધિત પરિણામો પરત કરવાની મંજૂરી આપે છે.

જોકે ઘણા લોકો તેમના વ્યવસાય માટે દરરોજ એક્સેલનો ઉપયોગ કરે છે, દરેક વ્યક્તિ VLOOKUP ની સંભાવનાથી સંપૂર્ણપણે વાકેફ નથી.આ લેખમાં, અમે સ્પષ્ટ અને વિગતવાર સમજાવીશું કે તે કેવી રીતે કાર્ય કરે છે, ક્યારે તે તમારા જીવનને બચાવી શકે છે, અને ચોક્કસ પરિસ્થિતિઓમાં કયા વિકલ્પો સમાન અથવા વધુ ઉપયોગી થઈ શકે છે.

VLOOKUP શું છે અને તે Excel માં શા માટે આટલું ઉપયોગી છે?

કાર્ય VLOOKUP આપણને કોષ્ટક અથવા ડેટા શ્રેણીના પહેલા કોલમમાં ચોક્કસ મૂલ્ય શોધવા અને તે જ પંક્તિમાં દેખાતી સંબંધિત માહિતી પરત કરવાની મંજૂરી આપે છે, પરંતુ બીજા કોલમમાં.આ તમને જરૂરી મૂલ્ય સાથે જોડાયેલ ડેટા ઝડપથી, આપમેળે અને સચોટ રીતે મેળવવાની ક્ષમતામાં અનુવાદ કરે છે, પંક્તિ-દર-પંક્તિની સમીક્ષા કર્યા વિના અથવા માનવીય ભૂલો કર્યા વિના.

VLOOKUP છે ખાસ કરીને જ્યારે તમારી પાસે Excel માં મોટા કોષ્ટકો હોય ત્યારે ઉપયોગી. અને તમારે કી અથવા ઓળખકર્તા સાથે સંકળાયેલ માહિતી કાઢવાની જરૂર છે. આ સુવિધા સ્પ્રેડશીટ્સને વધુ ગતિશીલ અને બહુમુખી બનાવે છે, જે તમને મોટા પ્રમાણમાં ડેટાને કનેક્ટ કરવા અને રિલેટ કરવાની મંજૂરી આપે છે જે અન્યથા અનિયંત્રિત હશે.

VLOOKUP ફંક્શન કેવી રીતે રચાયેલ છે? પરિમાણો અને વાક્યરચના

ઉપયોગ કરવાનું સાહસ કરો તે પહેલાં VLOOKUP, તેની વાક્યરચના સમજવી એ ચાવીરૂપ છેએક્સેલમાં, સૂત્ર આ રીતે રજૂ થાય છે:

=VLOOKUP(લુકઅપ_વેલ્યુ; ટેબલ_એરે; કોલમ_ઇન્ડિકેટર; )

આ દરેક પરિમાણો એક આવશ્યક કાર્ય કરે છે. ચાલો તેમને વિગતવાર વિભાજીત કરીએ:

• lookup_value: આ તે ડેટા છે જે તમે તમારી શ્રેણીના પહેલા કોલમમાં શોધવા માંગો છો. તે એક મૂલ્ય હોઈ શકે છે જે તમે સીધા અવતરણ ચિહ્નો વચ્ચે ટાઇપ કરો છો, અથવા મૂલ્ય ધરાવતા કોષનો સંદર્ભ હોઈ શકે છે.
• ટેબલ_એરે: કોષોની શ્રેણીનો ઉલ્લેખ કરે છે જ્યાં શોધ કરવામાં આવશે. તે જરૂરી છે કે શ્રેણીના પહેલા સ્તંભમાં શોધવા માટેના મૂલ્યો હોય.
• સૂચક_કૉલમ: જે શ્રેણીમાંથી તમે સંબંધિત મૂલ્ય કાઢવા માંગો છો તે શ્રેણીમાં કોલમનો નંબર (1 થી શરૂ થતો) દાખલ કરો. જો તમારી શ્રેણી A2:D10 છે અને તમે કોલમ C (જે શ્રેણીમાં ત્રીજો કોલમ હશે) માં ડેટા શોધી રહ્યા છો, તો તમારે અહીં નંબર 3 દાખલ કરવો પડશે.
• ઇન્ટરવલ_સર્ચ: આ એક વૈકલ્પિક દલીલ છે જે વ્યાખ્યાયિત કરે છે કે શોધ ચોક્કસ (ખોટું) હોવી જોઈએ કે અંદાજિત (TRUE). જો તમે તેને સ્પષ્ટ ન કરો, તો Excel ધારે છે કે તમને અંદાજિત મેચ (TRUE) જોઈએ છે.

શરૂઆતમાં વાક્યરચના જટિલ લાગી શકે છે, પરંતુ એકવાર તમે તેને અમલમાં મુકો પછી તમે જોશો કે તે લાગે છે તેના કરતાં વધુ સરળ છે. જો તમે કોઈપણ પરિમાણમાં ભૂલ કરો છો, તો એક્સેલ તમને ભૂલની ચેતવણી આપશે જેથી તમે ફોર્મ્યુલા સુધારી શકો..

VLOOKUP ના ફાયદા અને મર્યાદાઓ: મુખ્ય વિગતો

VLOOKUP અતિ ઉપયોગી છે, પરંતુ તેની કેટલીક મર્યાદાઓ છે જે ધ્યાનમાં રાખવા જેવી છે. મુખ્ય એ છે કે ફક્ત ડાબેથી જમણે ડેટા શોધી શકે છેઆનો અર્થ એ છે કે તમે જે મૂલ્ય શોધી રહ્યા છો તે હંમેશા પસંદ કરેલી શ્રેણીના પહેલા કોલમમાં હોવું જોઈએ. જો તમારે વિરુદ્ધ દિશામાં ડેટા શોધવાની જરૂર હોય, તો તમારે INDEX અને MATCH જેવા અન્ય કાર્યો વિશે શીખવું પડશે.

બીજી એક મહત્વપૂર્ણ મર્યાદા એ છે કે VLOOKUP ફક્ત પહેલું પરિણામ જ આપે છે જે તેને મળે છેજો લુકઅપ કોલમમાં ડુપ્લિકેટ મૂલ્યો હોય, તો તમને ફક્ત પહેલું જ મળશે, તેથી તમારે વધુ જટિલ પરિણામો માટે તમારા ટેબલને સાફ કરવાની અથવા અન્ય સૂત્રોનો વિચાર કરવાની જરૂર પડશે.

એ પણ નોંધ લો કે જો ઉલ્લેખિત કૉલમ નંબર શ્રેણીમાં કુલ કૉલમની સંખ્યા કરતા મોટો છે., એક્સેલ તમને એક ભૂલ બતાવશે #સંદર્ભ!. ઉપરાંત, જો તમે ચોક્કસ મેચ વિકલ્પનો ઉપયોગ કરો છો અને મૂલ્ય અસ્તિત્વમાં નથી, તો તમને એક દેખાશે # એન / એ.

ઝડપી અને વધુ કાર્યક્ષમ શોધ માટે ટિપ્સ

મોટા બોર્ડ સાથે કામ કરતી વખતે, સારી સંસ્થા તમારા શ્રેષ્ઠ સાથી છે. અહીં કેટલાક છે યુક્તિઓ જે તફાવત બનાવે છે:

• નાની રેન્જનો ઉપયોગ કરો: શોધને વધુ ચપળ બનાવવા માટે શોધ રેન્જને ખૂબ જ જરૂરી સુધી મર્યાદિત કરો.
• તમારા કોષ્ટકોને એક્સેલ કોષ્ટકોમાં કન્વર્ટ કરો: આ તમને સ્ટ્રક્ચર્ડ રેફરન્સનો લાભ લેવાની મંજૂરી આપે છે અને ડેટા મેનેજમેન્ટ અને અપડેટિંગમાં નોંધપાત્ર સુધારો કરે છે.
• જરૂરી ન હોય ત્યાં સુધી ચોક્કસ મેચિંગનો વધુ પડતો ઉપયોગ કરશો નહીં: ઘણા કિસ્સાઓમાં અંદાજિત મેચિંગ ખૂબ ઝડપી અને પૂરતું છે.

સામાન્ય ભૂલો અને તેને કેવી રીતે ઠીક કરવી

સૌથી અનુભવી વપરાશકર્તાઓ પણ નાની-નાની ભૂલોનો સામનો કરી શકે છે. અહીં કેટલીક સૌથી સામાન્ય ભૂલો અને તેમને તમારા દિવસને બગાડતા અટકાવવાના રસ્તાઓ છે:

• #સંદર્ભ!: પસંદ કરેલ કૉલમ નંબર ઉલ્લેખિત શ્રેણી કરતાં વધુ છે.
• #યોગ્ય!: કૉલમ સૂચક ખોટી રીતે 0 પર સેટ કરેલ છે..
• #નહીં: "FALSE" નો ઉપયોગ કરીને પસંદ કરેલી શ્રેણીમાં કોઈ ચોક્કસ મેળ મળ્યો નથી..

આ ભૂલો ટાળવા માટે, ટેબલ સ્ટ્રક્ચર તપાસો, ખાતરી કરો કે ડેટા યોગ્ય ક્રમમાં છે, અને દરેક ફંક્શન આર્ગ્યુમેન્ટને બે વાર તપાસો.

અનુભવી વપરાશકર્તાઓ માટે અદ્યતન ટિપ્સ

જો તમે પહેલાથી જ ગડબડ કરી દીધી હોય તો VLOOKUP અને તમારી એક્સેલ સ્પ્રેડશીટ્સને આગલા સ્તર પર લઈ જવા માંગતા હો, તો આ ટિપ્સ અજમાવી જુઓ:

• VLOOKUP ને IFERROR સાથે જોડો: આ રીતે જો તમે શોધી રહ્યા છો તે ડેટા અસ્તિત્વમાં ન હોય તો, કોઈ કદરૂપી ભૂલને બદલે, તમે કસ્ટમ સંદેશ પ્રદર્શિત કરી શકો છો.
• VLOOKUP ને પિવટ કોષ્ટકો સાથે એકીકૃત કરો: તે તમને ડેટાને વિભાજિત કરવા, મોટા જથ્થાનું વિશ્લેષણ કરવા અને એક નજરમાં સંબંધિત માહિતી કાઢવાની મંજૂરી આપે છે.
• અન્ય સૂત્રો સાથે VLOOKUP નો ઉપયોગ કરો: ઉદાહરણ તરીકે, તે INDEX અને MATCH સાથે જોડાય છે, અથવા જો તમારે તમારી શોધમાં કૉલમનો ક્રમ ઉલટાવવો હોય તો CHOOSE સાથે જોડાય છે.

આ સંસાધનો બનાવે છે VLOOKUP માત્ર શોધ સાધન તરીકે જ નહીં, પણ ડેટા મેનેજમેન્ટ માટે એક અદ્યતન સાથી તરીકે પણ અલગ અલગ દેખાય છે.

બધું જોયા પછી, VLOOKUP કાર્ય તે એક્સેલ સાથે કામ કરતા લોકો માટે એક મૂળભૂત આધારસ્તંભ તરીકે પ્રગટ થાય છે. તેને સારી રીતે કેવી રીતે હેન્ડલ કરવું તે જાણવાથી સમય બચશે, ભૂલો ઓછી થશે અને વધુ કાર્યક્ષમ રીતે કાર્ય કરશે..

સંબંધિત લેખ:

એડવાન્સ્ડ એક્સેલ ટૂલ્સ વડે ડેટા વિશ્લેષણમાં કેવી રીતે નિપુણતા મેળવવી